國立屏東大學檔案應用申請作業要點

103年9月11日本校第1次行政會議通過

104年7月16日本校第10次行政會議修正通過

104年9月17日本校第11次行政會議修正通過

104年11月12日本校第13次行政會議修正通過

國家發展委員會檔案管理局104年12月16日檔應字第1040005370號函同意備查

一、為辦理檔案法第十七條至第二十一條、政府資訊公開法第十八條及行政程序法第四十六條有關民眾申請閱覽、抄錄或複製本校檔案(以下簡稱應用申請檔案)等應用事項，特訂定本要點。

二、本校之檔案應用，應於申請書(如附件一)或以書面載明規定事項，親自送持或書面通訊方式送達本校提出申請，檔案以提供複製品為原則，有使用原件之必要者，應載明其事由，經審核後辦理之。

三、本校檔案應用之准駁，依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。

四、申請應用檔案，應備有本人照片之有效身分證明文件，申請人不能親自辦理者，得委任辦理，並提委任書(如附件二)，未成年人應由法定代理人代為辦理。

五、檔案應用之申請，由本校檔案管理單位自申請書受理之日起三十日內會業務單位依法審核，並為准駁之決定後，以書面載明理由通知申請人。申請應用案件如不合規定程式或資料不全者，經通知申請人補正者，應於七日內補正，屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請；其有補正資料者，自申請人補正之日起算。

六、因檔案老舊不堪翻閱而無法提供應用時，檔案管理單位於審核表(如附件三)上註記，俟完成檔案修護後再予應用。

七、檔案應用之申請，應分會業務單位審核，業務單位應於五個工作日內審畢，其有限制應用之情事者，應於審核表敘明理由通知檔案管理單位。

八、申請人應於收受審核通知書(如附件四)於約定時間內至本校應用檔案，並預先與檔案管理單位承辦人員聯絡，以資準備；其應用檔案時，應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件，至指定處所為之，經檔案管理單位承辦人員查驗審核通知書及身分證明文件或委任書，並填妥檔案應用處所使用登記表(如附件五)，完成登記程序後，始得進入檔案應用處所。

九、申請人進入檔案應用處所，應注意下列事項：

(一)禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。

(二)不得破壞環境整潔。

(三)先將檔案交付申請人清點確認後，再請其於檔案應用簽收單簽名。

(四)抄寫檔案時以使用鉛筆或可攜式電腦為限。

(五)禁止攜帶私人物品，私人物品請交由檔管人員保管。

(六)未經服務人員允許禁止擅自接用電源；未經申請核准，不得擅自錄影(音)、攝影。

(七)本校提供之應用器材應妥慎維護，不得破壞，違反者，依法應負損害賠償責任。

(八)如有必要離開閱覽處所者，應將檔案交由檔管人員保管，應用影像系統者應完成登出作業。

十、申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為：

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝訂完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

申請人違反前項規定，本校得停止其閱覽、抄錄檔案，其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。

十一、提供應用之檔案，內容含有限制公開或提供之事項者，應採分離原則，去除不得公開部分，依下列方式，僅就其他部分提供之。

(一)檔案可拆卷者，將不宜提供之部分抽離後提供應用。

(二)檔案不可拆卷者，將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。

檔案管理單位應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單(如附件六)，告知申請人。

十二、申請應用之檔案，不得攜出指定閱覽處所，並應於當日歸還；其未能於當日應用完畢者，檔案管理單位承辦人員應於檔案應用簽收單上註記應用情形後先辦理還卷，並與申請人約定日期，另日再行調閱應用。

十三、檔案應用完畢，檔案管理單位承辦人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有檔案法第二十條規定之污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後，依檔案法第二十六條及相關規定辦理。

十四、申請人於檔案應用完畢歸還後，應依國家發展委員會檔案管理局所訂定檔案閱覽抄錄複製收費標準(附件七)，向本校總務處出納組繳納費用；其另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新臺幣五十元。

前項之收費，出納人員應開立收據，俟開立收據後檔案管理單位承辦人員將檔案複製品併同收據交予申請人。

十五、本校開放應用檔案時間為星期一至星期五之上午九時至十二時及下午一時三十分至四時三十分。但不包括例假日及國定假日；若有其他特殊原因停止開放時，另行公告周知。

十六、本要點經行政會議通過，陳請校長核定後公布實施，並報國家發展委員會檔案管理局備查；修正時亦同。

本規章負責單位：總務處文書組